Presentación
Ya está en etapa avanzada de desarrollo COMDOC 3, que integra totalmente los documentos con las carpetas con soporte de memos electrónicos y de documentos en papel, de carpetas formadas exclusivamente por documentos electrónicos y de carpetas mixtas (electrónicas y de papel). Consiste en la integración total de las versiones 1 y 2 de COMDOC.
Ventajas
Las ventajas del sistema COMDOC en todas sus formas son evidentes, pudiéndose citar, entre otras:
- Velocidad en la tramitación, al reducirse a cero el tiempo de traslado de documentación entre las distintas áreas.
- Registro automático y fehaciente de cada uno de los avances de un trámite.
- Matriz de permisos: No todos los usuarios están autorizados para hacer lo mismo. Esto permite mantener un adecuado nivel de reserva en las tramitaciones, y evita errores del tipo de que un funcionario tome intervención en un trámite para el cual no está habilitado.Cada memo o nota que inicia o se agrega a una actuación o expediente, tiene identificado de manera exacta a su emisor, y ha podido ser emitida a partir de la verificación de su identidad mediante la clave respectiva y de su cotejo con la respectiva autorización a emitir la comunicación.
- Simplificación en las formalidades: dado el hecho de que cualquier agregado o avance que se realiza en el expediente o la actuación, automáticamente pasa a formar parte de los mismos, no es necesario registrar nuevamente sus datos escenciales. A modo de ejemplo, la autorización para la compra de un bien, que en el expediente tradicional se expresa mediante una nota en la que se describen nuevamente las características de dicho bien, su precio, otros antecedentes de la compra, y la personería del firmante, en el expediente electrónico pueden quedar reducidos a la palabra “Autorizado”, ya que el correlato con el resto de los elementos están garantizados por el sistema.
- Fecha cierta de cada una de las instancias del trámite, y la posibilidad consecuente de realizar auditorías de tiempos de gestión incurridos por cada área o responsable. Cuando se trata de expedientes en papel, se puede efectuar el seguimiento físico de los mismos, facilitado por la impresión de códigos de barra conteniendo sus datos escenciales, lo que permite su registración exacta al ingresar o egresar delas mesas de entrada de las distintas áreas, que cuentan con lectores ópticos de códigos de barras.
- Se ofrece la posibilidad de detectar expedientes cuyo número identificatorio se desconoce, a través de un funcional número de criterios de búsqueda, tales como fecha de alta o de vencimiento, procedencia, título, texto, causante, motivo de archivo o desarchivo, tesauro, etapa, depositario, responsable primario, carpetas iniciadas, remitos, etc.
- El sistema promueve la creación de la CUDAP (Clave Unica de la Administración Pública), que consiste en la generación de una única fuente de asignación de números para los expedientes emitidos en el ámbito de la Administración Pública. Esto, al momento en que el COMDOC tuviese la posibilidad de funcionar en todas las áreas administrativas, habrá de facilitar la identificación de expedientes.
Comdoc 3 en la UNPSJB
En esta Universidad se encuentra en período de migración.