INSTRUCTIVO DE TRANSFERENCIA DE DOCUMENTOS AL ARCHIVO CENTRAL
La transferencia de los documentos, producidos/recibidos por las distintas dependencias de esta Universidad, al Archivo Central se realizará conforme a las siguientes normas básicas:
Separar el material a remitir por "Series documentales" (que es el conjunto de tipos documentales de estructura y contenido homogéneos producidos/recibidos por cada dependencia en el cumplimiento de sus funciones. Ejemplo: Actas de Examen, Notas enviadas, Notas Recibidas, Ordenes de Pago, Expedientes, etc.).
Las series documentales podrán ordenarse según los siguientes criterios: numérico, cronológico, alfabético, etc. En caso de requerirlo cada oficina productora será asesorada por personal del Archivo Central en cuanto a la conveniencia de uno u otro criterio de ordenación, elección que se hará en forma consensuada. Se mantendrá el criterio de ordenación elegido para cada serie documental, a no ser que el Responsable del Archivo Central considere efectuar alguna modificación al respecto.
Ordenación Cronológica: ubicación física de los documentos en la unidad de conservación en forma ascendente por año, mes y día.
Ordenación numérica: los documentos que tengan una secuencia numérica serán dispuestos dentro de la unidad de conservación de menor a mayor, en la que el primer número corresponde al primer documento almacenado en la unidad de conservación.
La documentación a ser remitida al Archivo Central debe ser original o copia única.
No se remitirá al Archivo Central: documentación suelta, expedientes incompletos o documentos cuyo trámite administrativo no haya finalizado.
Las dependencias de esta Universidad podrán solicitar la desafectación y eliminación de los documentos a la Comisión de Selección Documental (RESOLUCION R/5 N° 141/2002).
Los documentos de archivo con un plazo de guarda inferior a dos años no ingresarán al Archivo Central. Los mismos podrán ser eliminados en los Archivos de Gestión que generaron/recibieron tales documentos mediante una "Solicitud de Desafectación" que será firmada por el responsable del Área y el Director de la oficina donde se encuentra el material y enviado a la Comisión de Selección Documental para su aprobación y control, la cual evaluará la procedencia del pedido de desafectación y la eliminación mediante acta correspondiente.
Los documentos de apoyo informativo (como catálogos, folletería, cartillas, listados de proveedores, guía telefónica, fotocopias de legislación, propaganda, etc.) y las copias facsimilares podrán ser eliminados en los Archivos de Gestión sin previa solicitud de desafectación de la Comisión de Selección Documental ya que carecen de valor primario y secundario y no constituyen documentos de archivo.
Tratamiento de las copias: como regla general las copias facsimilares (cuando repiten el texto y la diagramación de original a modo de calco, copia carbónica, fotocopia, microfilm, copia de plano por transparencia, etc.) se eliminan en los Archivos de gestión, sin previa Solicitud de Desafectación a la Comisión de Selección Documental, ya que no constituyen documentos de archivo. Las excepciones a esta regla son: 1) Cuando se trata de copia de la correspondencia emitida por la institución, se conserva en ella —cuando haya que conservarla- prescindiendo del original que ya no se tiene. 2) cuando se ha perdido el original se conservará la copia.
Las unidades documentales destinadas al Archivo Central deberán estar libre de grapas o broches de metal, clips metálicos, gomas elásticas, carpetas suspendidas, folios, cintas adhesivas, etc. que son elementos perjudiciales para la correcta conservación del documento soporte papel. Si se podrán
utilizar los broches tipo "nepaco" de plástico, hilo o cinta de algodón para agrupar los documentos.
Las unidades de conservación deberán ser enviadas al Archivo Central con la Lista de Remisión de Documentos (por duplicado) que proporciona el Sistema Informático del Archivo Central (SIAC) una vez finalizada la carga de las series documentales.
Los documentos, una vez revisados, se introducirán en cajas de archivo definitivo con el siguiente formato: material de cartón semipesado tamaño oficio N° 12, medida: 36x25x12 cm. con rótulo en el lomo de la caja (unidad de conservación) según el modelo proporcionado por el Sistema Informático del Archivo Central, (el rótulo no debe estar adherido a la caja con cinta adhesiva).
En el sistema de compras y servicios de la Administración Pública Nacional el producto correspondiente a las cajas de cartón tamaño oficio N° 12 se identifica con el siguiente código: 292 00850 0022.
El número de documentos que se introduzca en cada caja dependerá de su grosor, procurando que no quede ni excesivamente llena, lo que dificultaría su cierre y manejo, ni demasiado vacía, lo que favorecerá la deformación de los documentos.
Para la identificación de cada una de las unidades de conservación (cajas) se deberán respetar los siguientes parámetros:
Las medidas del rótulo (o etiqueta) son: 9,5cm de ancho y 20 cm de largo.
El rótulo (o etiqueta) deberá ir adherido, al lomo de la caja en sentido vertical (figura 1).
Deberá dejarse un margen superior de 7 cm.
El impreso del rótulo deberá contener los siguientes datos:
Sección: denominación específica del área o unidad administrativa de mayor jerarquía de la cual dependa la oficina productora de los documentos (Facultad de Ciencias Naturales, Secretaría Administrativa, Delegación Zonal, etc.).
Sub-sección: nombre de la oficina productora que produce y conserva la documentación tramitada en ejercicio de sus funciones.
Serie/Sub-serie/ documental: denominación del tipo de documentos de estructura y contenido homogéneos producidos/recibidos por cada dependencia en el cumplimiento de sus funciones. Ejemplo: Actas de examen, Legajos de alumnos, Resoluciones Rectorales, Expedientes, Recibos de haberes, etc.
Fechas extremas: Indica el/los año/s que abarcan los documentos contenidos en la caja. Se deberá indicar en el rótulo la fecha más antigua y la más reciente de la documentación archivada.
Número de caja: cada una de las cajas llevará un número único correlativo en la parte inferior del lomo correspondiente a cada sección/sub-sección según corresponda.
