TITULO: Información Nº 6. COMDOC II
ASUNTO: Envío de correspondencia
FECHA: 26/FEB/2013
Cuando queremos enviar uno o mas documentos a otra sede, utilizamos un sobre, para el envío de esta correspondencia estos son los pasos:
DIAGUITA - Solicitud de usuario
Comodoro Rivadavia …...............de 2012
Nota Nro …......
CUDAP ….........
Señor Director de Planeamiento
Ing. Norman BAZTAN
UNPSJB
Tengo el agrado de dirigirme a Ud. a efectos de solicitar la habilitación de usuarios en el sistema SIU-Diaguita.
En función de la clasificación de categorías de usuarios (Ver consideraciones), se indica en la tabla siguiente los agentes que necesitan ser usuarios del sistema, categoría del usuario y mail de contacto del agente para que más adelante se le notifique el usuario y contraseña asignado.
AREA SOLICITANTE: …………………………………….
Lista de Usuarios
-
Legajo
Apellido y Nombre
Categoría Usuario (A, B, C)
Mail
Sin otro particular, lo saludo atte.-
……………………………………
Consideraciones
Las categorías de usuarios disponibles son dos grupos:
-
En primer lugar una dependencia/área puede tener un usuario que carga la solicitud y otro que solo la autoriza. En detalle:
A) Usuario que genera la SByS: usuario que solo puede generar la solicitud
B)Usuario que autoriza la SByS: usuario que solo va a autorizar como responsable del área, no puedo editar la solicitud emitida.
Este grupo es recomendable para Facultades, Delegaciones Zonales, Secretaria
CyT (proyectos de investigación) y Biblioteca.
-
o solo un usuario que genera y autoriza la SByS.
C) Usuario que genera y autoriza la SByS: usuario que puede generar la solicitud y puede autorizar como responsable del área.
Recomendable para todas las áreas/Dependencias de Rectorado.
IMPORTANTE:
Solo los agente que realizaron la capacitación se le asignara usuario, los demás, previamente deberán inscribirse para realizar el curso “Modulo Solicitud de Bienes y Servicios”.
Ante dudas acerca de cómo definir los usuarios, acercarse a Dirección de Informática – Aula 406 o al Mail de consulta Esta dirección de correo electrónico está protegida contra spambots. Usted necesita tener Javascript activado para poder verla.
COMDOC - Cudap - Identificación escrita.
TITULO: Información Nº 5. COMDOC II
ASUNTO: Identificación del CUDAP en el documento.
FECHA: 22/OCT/2012
El sistema genera automáticamente un CUDAP (Clave Única de la Documentación de la Administración Publica) que está constituido de la siguiente manera:
Tenemos que tener en cuenta que para los documentos expedientes, convenios y resoluciones, no es necesario identificar en forma escrita el CUDAP generado por el sistema, pero en aquellos casos en que sea necesario, debe escribirse el CUDAP completo, o sea incluyendo el tipo de documento, ya que esto facilitará la búsqueda del mismo. (ej. Nota, memo, Solic Bienes y Servicios,etc.).
COMDOC - Preguntas frecuentes
¿Por qué no puedo transferir un documento?
- Una de las razones mas frecuentes por la que no se pueda transferir un documento es que no se haya aceptado en el área receptora. El área debe ser depositario del documento.
- No tenga los permisos correspondientes.
- Haber ingresado el area destinataria en forma errónea.
Para sugerencias: Esta dirección de correo electrónico está protegida contra spambots. Usted necesita tener Javascript activado para poder verla.
COMDOC - Libro de entradas - Registrar entrada
TITULO: Información Nº 4. COMDOC II
ASUNTO: Libro de entradas - Registrar entrada
FECHA: 11/OCT/2012
Si queremos dar de alta en el sistema una ENTRADA estos son los pasos:
1) Ingresar al sistema y seleccionamos registar o recibir papeles
2) Registrar o recibir papeles
3) Campos
- Procedencia: Particular (Admistración Pública obliga ingresar un número original)
- Nro original : Nro que le asignó el ente generador.
- Fecha original: Es la fecha que figura en la documentación.
- Área iniciadora :Area que da alta el documento.(MEYSA_)
- Área de procedencia:Si es interna, el código del área, si es externa no se completa (se ingresará en el causante).
- Tipo:seleccionar ENTRADA. (Obligatorio)
- Título: Texto distintivo, minimamente descriptivo de un documento o carpeta.(Obligatorio)
- Causante: Persona física o jurídica del documento inicial que genera el trámite. Equivale al peticionante, requirente o presentante de la documentación.(si es interno generalmente es el que firma, si es externo el nombre de la empresa o persona que genera el documento). (Obligatorio)
- Responsable local/Destinatario: Responsable primario asignado dentro del organismo. Se refiere al área de competencia inicial para resolver un trámite en el organismo.(ej. si la meysa es: MEYSA_AREA, el responsanle local sería DIR_AREA). (Obligatorio)
- Texto:Descripcion detallada o aclaratoria del contenido esencial del documento.
- Vencimiento o Plazo:Fecha máxima de resolución (NO UTILIZADO)
- Palabras Clave: Palabras del tesauro asociadas al documento.
- Folios: Cantidad de hojas que integra la documentación en trámite.
4) Registrar definitivo o Registrar para completar
Registrar definitivo: Registrar con todos los datos oblligatorios, el documento esta listo para ser transferido.
Registrar para completar: Sirve para emitir una constancia para dar al interesado, si se quiere realizar la carga en forma ágil y rápida. No esta listo para ser transferido, sino que hay que completar datos.
5) Confirmar
COMDOC - Sobre cerrado - eliminación
Se ha planteado en varias oportunidades la finalización de los sobres cerrados, que al abrirlos en la mayoria de los casos hay que eliminarlos.
Los pasos a seguir son:
- Seleccionar el sobre cerrado. (el área debe ser depositario del sobre)
- En el caso que el sobre cerrado vaya a ser eliminado, se debe agregar un avance con el texto: "SOBRE ELIMINADO".
- Cambiar estado de pendiente a terminado y confirmar.
Las areas que no tengan los permisos para hacerlo, pueden dirigirse a los administradores del sistema para efectuar los cambios necesarios.
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